Nós não podemos esquecer que quando não existia computadores, as empresas já trabalhavam com “arquivos”. Naquela época, a palavra “arquivo” significava um armário onde eram guardados os documentos da empresa. Os documentos eram (e ainda são) produzidos em papel. Esses documentos e arquivos de mobiliário hoje chamamos de arquivo físico, os documentos eletrônicos (armazenados no computador) chamamos de arquivo digital. Ao digitalizar um documento em papel, o arquivo que é armazenado no computador é a cópia digital do arquivo físico original.
Desde aquela época anterior à informática até os dias de hoje as empresas ainda possuem documentos em papel. Para tratar esses documentos, os funcionários que cuidam dos arquivos das empresas estudam um assunto denominado “Arquivologia”. Dentre o propósito desse estudo, destaca-se a capacitação em:
•Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
•Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.
•Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
•Arquivar os documentos, visando a preservação da informação.
•Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
•Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
Saber onde estão, recuperá-los, classificá-los de forma a permitir a localização posterior, e finalmente guardá-los em pastas, caixas e gavetas.
XCriar espaços físicos que permitam o acesso rápido a documentos que estão em uso ativo e outros espaços mais reservados para documentos que estão sendo guardados por um período de interesse (ou período legal) da empresa. Passado esse tempo, os documentos poderão ser destruídos.
XCriar um sistema que registre onde está o documento, permitindo a sua localização e monitoramento do fluxo do documento dentro da empresa.
XCriar áreas específicas para armazenar os documentos em gavetas, armários, pastas, caixas, de acordo com a necessidade de acesso e preservação do documento.
XUtilizar-se de caixas, pastas, capas e outras proteções físicas que controlem a deterioração natural do papel.
XA realização de outras atividades complementares à função, como assinaturas, protocolagem, cópia, autenticação e outros.
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