Uma empresa, cujos funcionários utilizam computadores para elaborar documentos e planilhas, em um curto espaço de tempo, acaba produzindo uma quantidade exorbitante de arquivos de computador. Caso esses arquivos não estejam bem organizados, torna-se quase impossível a pesquisa e localização futura de informações dentro dos arquivos existentes.
Há cerca de vinte anos atrás surgiram programas de computador que tem por objetivo gerenciar os documentos eletrônicos das empresas. Esses programas são denominados de programas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Gestão Arquivística de Documentos. Para fins acadêmicos vamos dizer que sistemas de GED e sistemas de gestão arquivística são sinônimos; entretanto, os sistemas de gestão arquivística incorporam algumas funcionalidades específicas que não são obrigatórias em sistemas GED.
Uma das funcionalidades mais importantes dos sistemas de GED é a capacidade de localização de informações. Os softwares de GED utilizam ferramentas de banco de dados e técnicas de indexação de informações onde todos os tipos de arquivos produzidos têm seu respectivo conteúdo analisado e organizado, de forma a ser possível a pesquisa por palavras chave, datas, números, expressões etc.
Dessa forma, ao utilizar uma ferramenta de GED, os arquivos da empresa normalmente deixam de ser gerenciados manualmente (por meio da criação de pastas e arquivos em servidores) e passam a ser gerenciados de forma automatizada pela ferramenta de GED (simplificando, os usuários passam a criar os documentos na própria ferramenta, ou a fazer uploads de arquivos para a ferramenta; não há mais a cópia em disco).
As principais funcionalidades da GED são:
Permite a pesquisa e localização dos documentos por meio de palavras-chave, datas, números, nome de pessoas ou qualquer outra informação presente nos documentos. Permite também a pesquisa estruturada (exemplo de pesquisa estruturada: “sistema, me mostre todos os documentos elaborados pelo Marcelo, entre 01/01/2014 e 15/05/2014, que contenha a expressão “contrato de aluguel”, então o sistema irá fazer uma pesquisa em todos os documentos apresentando somente aqueles que não satisfazem a estes critérios).