Olá, seja bem-vindo! No módulo anterior, aprendemos os conceitos básicos sobre arquivos, tipos de dados, e gestão arquivística. Naquele módulo, a título de entendimento inicial, aprendemos que GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) são semelhantes. Apesar da grande semelhança entre esses sistemas, há diferenças e peculiaridades, é o que veremos nesse módulo. Iremos apresentar as diferenças entre o GED e o SIGAD e focaremos nossos estudos no SIGAD.
Um Sistema de Informação consiste em um conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provém acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
Todo sistema de informação tem um objetivo comum: fazer as mesmas atividades que as empresas faziam antes da invenção do computador, só que de maneira mais rápida, mas organizada e em maior nível de detalhes. Os sistemas de informação surgem para “automatizar” atividades do dia a dia.
Antigamente, por exemplo, para saber quantas peças havia no estoque de uma empresa, elas mantinham cartões com registro do quantitativo; toda vez que se vendia uma peça, o vendedor (ou o estoquista) tinha que anotar a baixa do produto no cartão. Havia um cartão para cada produto que a empresa vendia. Veja que em uma empresa com 1.000 ou mais produtos no estoque essa atividade era bastante complicada e onerosa.