Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.
Em uma empresa se produz muita informação! Nos dias de hoje, é muito comum uma empresa trocar informações com clientes e fornecedores por e-mail, produzir documentos como orçamentos, propostas de venda, pedidos de compra, notas fiscais e outros. Ainda, as empresas geram planilhas de cálculos, utilizam-se de sistemas bancários para pagar suas contas, trocam informações e dados com outras organizações, e outros. Quanta informação! Normalmente, se a empresa não fizer a gestão de toda essa informação, os dados ficarão espalhados em diversos lugares dentro dos computadores da empresa e isso será ruim para a tomada de decisão dos dirigentes, já que é difícil analisar tudo isso quanto está espalhado.
É para resolver esse problema de “informação espalhada” que surge o GED, como uma ferramenta que junta, armazena, consolida e distribui todas as informações da empresa. Dessa forma, caso um dirigente precise acessar, por exemplo, os pagamentos efetuados e as vendas realizadas, bastará consultar no sistema de GED, pois todas as informações estarão lá.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. Vejamos algumas:
• Digitalização;
• Automação de fluxos de trabalho (workflow);
• Processamento de formulários;
• Indexação;
• Gestão de documentos;
• Repositórios.
Trata-se de escanear e digitalizar documentos em papel, transformando-os em arquivos eletrônicos, geralmente no formato PDF.
XRefere-se ao ato de mapear a sequência de usuários e atividades por onde a informação deve passar e fazer com que o sistema controle esse fluxo. Exemplo: suponha que a empresa realize vendas de peças e tenha um sistema GED. Ao chegar ao balcão de venda, você faz o pedido de compra, e o sistema gera um documento para você pagar, daí você vai ao caixa e paga sua conta, e o sistema gera um documento para o estoque procurar a sua peça. Daí você se dirige ao balcão de entrega e o sistema sinaliza para o pessoal do balcão que aquele determinado produto que o estoquista deixou lá pertence agora a você. Portanto, controlar os documentos que fazem essa sequência: orçamento → venda → pagamento → estoque → entrega seria uma automatização de fluxo de trabalho.
XA ideia é que o sistema produza e gerencie formulários padronizados para serem aplicados especialmente junto à automação de fluxos. Imagine que na ideia do exemplo anterior, o sistema poderia possuir um formulário para o orçamento, outro para a venda, outro para que informe ao estoquista a peça comprada. Esses formulários poderiam ser criados e tratados dentro da ferramenta de GED.
XA indexação é o ato de o sistema criar índices (ou sumários) que vão permitir a pesquisa futura das informações armazenadas. Da mesma forma que você consulta o índice de um livro para localizar em qual página está a informação que você quer, os índices permitem que você realize uma pesquisa por uma informação, e, depois de localizada, o sistema apresenta o que encontrou. Funciona de maneira semelhante ao Google, onde digitamos algo que queremos localizar e o Google mostra-nos opções de resultados encontrados.
XTrata-se do ato de armazenar a informação enquanto ela é necessária e promover sua exclusão quando não é mais de interesse da empresa. Algumas informações tem vida curta, só servem durante um dia de trabalho, por exemplo, quando a empresa cria orçamentos que podem ser ou não vendidos, se o cliente desistir da compra, aquele orçamento não é mais necessário ser armazenado; por outro lado, há informações que precisam ficar anos e anos na organização, como, por exemplo, as informações de pagamentos de impostos, salários e outros.
XOs repositórios são os lugares onde as informações ficam armazenadas. Pode ser um computador servidor de arquivos, mas também pode ser o arquivo físico para a guarda dos documentos em papel.
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