Exemplo: Suponha que há um documento físico na empresa que seja uma nota fiscal de compra de cinco computadores para a própria empresa. Nós sabemos que algumas das informações mais importantes de uma nota fiscal seriam: o nome da empresa que forneceu os computadores, o CNPJ dessa empresa, a data da compra, o prazo de garantia, o número de série dos computadores, o telefone e o endereço da empresa. Pois bem, num SIGAD, essas informações poderiam ser armazenadas no sistema de forma que fosse possível realizar uma pesquisa e localizar esses dados básicos. Também poderia haver uma referência de onde a Nota Fiscal está guardada (exemplo: no arquivo, pasta 2014/set, envelope “notas fiscais diversas”). Tudo isso que tratamos até agora são informações a respeito da Nota Fiscal (papel). Agora, o sistema pode ir mais além, e tratar essa Nota Fiscal como um documento eletrônico também, para isso, basta a Nota Fiscal ser digitalizada e o arquivo enviado para o sistema. Dessa forma, havendo necessidade de consulta às demais informações da Nota Fiscal, o sistema permitiria ter acesso a esse arquivo digitalizado da Nota Fiscal. Se em última instância alguém precisasse ter a Nota Fiscal em mãos, então basta localizar o documento no arquivo, conforme orientações cadastradas no sistema.