3.1 - Conceitos
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade, independente do meio em que se apresentam, registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões.
Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivísticos, os quais conferem às empresas e órgãos públicos a capacidade de:
• Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;
• Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
• Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
• Fornecer evidência em caso de litígios;
• Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
• Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
• Manter a memória corporativa e coletiva;
• Controle e gestão do sigilo.
Ou seja, o SIGAD deve possuir uma série de funcionalidades de auditoria, controle e segurança da informação que possam assegurar o sigilo e o controle caso necessário.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e possam ser preservados, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.