3.2 - Teoria das três idades ou Ciclo de vida de um documento arquivístico (temporalidade)

No bojo do conceito de gestão arquivística de documentos está a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os documentos passam por três idades, a saber:

• Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas que são objeto de consultas frequentes; eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor. Exemplo

• Intermediária: refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente; eles geralmente estão guardados dentro de armários nas gerências e departamentos da empresa. Nesta fase, os documentos não são mais alterados, eles ficam guardados para eventuais consultas. Saiba+

• Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo; geralmente ficam em um setor chamado arquivo central (ou arquivo morto), ou é transferido para outra organização para o arquivamento (essas organizações podem ser Arquivos Centrais, Depósitos, Museus etc.). Um documento que não precisa ser guardado da fase permanente pode ser eliminado (apagado ou destruído).

Exemplo (Corrente)

Exemplo: Um órgão público mantém dentro de suas instalações todos os documentos físicos correntes, quando arquivados permanentemente, podem ser transportados para outro órgão que é o Arquivo Central. Dentro da empresa ou órgão público, os documentos físicos correntes trafegam entre os departamentos da organização; eles geralmente estão nas mesas e escaninhos das diversas gerências e departamentos. Durante a fase corrente, os documentos são produzidos e alterados. Quando tratamos de documentos eletrônicos, esses são aqueles documentos que tratamos diariamente, seja criando novos documentos ou alterando documentos já existentes.

Saiba+ (Intermediária)

Quando tratamos de documentos eletrônicos eles representam aqueles documentos que, apesar de não os consultarmos diariamente, eles ficam guardados para eventuais consultas ou referências. Servem muitas vezes como modelos para novos documentos. Por exemplo, suponha que você queira criar um documento do tipo “contrato de aluguel”, você pode utilizar-se de um documento antigo (que está na fase intermediária) para se embasar e servir de modelo para esse novo documento (que está na fase corrente).