Document

A passagem dos documentos de uma idade para outra é definida por meio do processo de avaliação (transição), que leva em conta a frequência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seus valores primário e secundário.

Um documento arquivístico pode “voltar” para a idade anterior. Quando, por exemplo, desarquivamos um arquivo, ele sai da fase permanente e volta para a fase intermediária. Ainda pode ser necessário que o documento volte da fase intermediária para a fase corrente.

Exemplos hipotéticos, um documento do tipo “Nota Fiscal” pode ter a seguinte definição de temporalidade:

• Em curso – até receber o produto.

• Intermediária – enquanto vigorar o prazo de garantia do produto adquirido, que é, geralmente, de um ano.

• Permanente – por 5 anos, depois pode ser eliminado.

Já, para um documento do tipo “Pagamento de Imposto”, pode ter a seguinte definição de temporalidade:

• Em curso – até que o imposto seja pago.

• Intermediária – por 5 anos.

• Permanente – por 25 anos, depois pode ser eliminado.

Agora, para um documento do tipo “Proposta de Compra e Venda”, pode ser a seguinte definição de temporalidade:

• Em curso – um dia útil.

• Intermediária – até o prazo da validade da proposta, que geralmente é de 30 dias.

• Permanente – não tem guarda permanente, deve ser eliminado (triturado e jogado no lixo).

Cada tipo de documento tem uma configuração de temporalidade específica, de acordo com a necessidade e natureza do documento. Alguns têm vida longa, 25 anos ou mais, outros têm vida curtíssima, só tem serventia por uma semana ou menos. A legislação do país e as regras da empresa definirão a temporalidade de cada tipo de documento.