3.3 - Valor primário x valor secundário

O valor de um documento pode mudar com o tempo.

O valor primário é atribuído aos documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas quais esses documentos foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor atribuído aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e pesquisas acadêmicas.

Exemplo: o documento que criou a cidade de Brasília, transformando-a em capital federal, foi assinado em 21/04/1960 e tinha força de lei àquela época. Esse era o valor primário desse documento, entretanto, com o passar do tempo, mesmo Brasília permanecendo a capital federal, o documento citado não é mais necessário para fins legais. Atualmente, esse documento está no Museu Histórico de Brasília para que visitantes possam conhecê-lo. Ou seja, seu valor agora é secundário, tem um valor histórico apenas.

O “Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio” e a “Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública”, aprovados pelo CONARQ, são instrumentos fundamentais para a implementação da gestão arquivística de documentos, caso o sistema SIGAD seja implementado em uma organização pública. Em se tratando de uma organização privada, não há obrigatoriedade da aplicação dessa tabela, entretanto, aplicá-la seria uma boa recomendação, pois traz em si características básicas que são compartilhadas entre qualquer tipo de empresa pública ou privada, que possua uma área administrativa.

Esses instrumentos definem regras de guarda dos tipos comuns de documento, baseando-se no valor primário dos mesmos. Exemplo

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