3.4 - Unidade complexa

Um documento arquivístico digital pode ser constituído por vários componentes digitais, como, por exemplo, um relatório acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Além disso, há que se considerar a relação orgânica dos documentos arquivísticos, ou seja, o relacionamento entre eles de tal forma que possa ser considerado um só documento.

3.5 - Plano de classificação

Refere-se à estrutura hierárquica de classificação interna dos documentos. É semelhante ao organograma da empresa. Para a área meio, o e-ARQ já possui o padrão de códigos e hierarquia de documentos, para a área fim da organização, o e-ARQ deixa uma faixa de códigos disponível para que a empresa crie sua própria estrutura. Exemplo: suponha que a empresa seja uma fábrica de remédios, ela pode definir que o código 800 será a base para cadastrar todos os documentos sobre remédios. Daí ela pode criar o código 810 para remédios genéricos, 820 para remédios controlados, 830 para remédios homeopáticos. Então essa estrutura de códigos e de assuntos representa o plano de classificação da empresa.

3.6 - Relação orgânica

Refere-se ao ato de organização de documentos que possuem uma relação e uma organização entre eles. Por exemplo, quando definimos que para toda Nota Fiscal deve haver um Pedido de Compras associado, então há uma relação orgânica entre esses dois documentos. Não pode existir Nota Fiscal dissociada de um Pedido de Compras respectivo.

3.7 - Metadados

Tem como explicação a resposta a que dados de um determinado documento o sistema precisa gerenciar (no sentido de cadastrar e permitir a pesquisa/localização). Cada documento tem informações específicas, portanto, cada documento tem metadados específicos. Exemplo