A informação pode ser os campos de um documento, como explicado anteriormente, os dados relativos a uma nota fiscal. Mas a informação também pode ser toda a “imagem” do documento, e por isso o sistema deve ser capaz de capturar um arquivo digital que represente o documento em papel, ou seja, uma imagem digitalizada do documento.

Caso o documento seja totalmente eletrônico, como um documento do MS Word por exemplo, então a “imagem” do documento poderia ser o próprio arquivo doc (ou docx). Já, se for necessário que alguém assine o documento, então, além do arquivo original doc, o usuário pode imprimir o arquivo, solicitar que o responsável assine, depois, digitalizar o arquivo e então enviar essa “imagem” do arquivo assinado para o sistema.

Dessa forma, é possível fazer uma série de combinações entre quais informações podem ser capturadas; basicamente, elas pertencem a um desses três tipos:

• ou são informações básicas do documento (nome, data, código, série etc.),

• ou é o documento eletrônico original (doc, xls etc.)

• ou é o documento digitalizado (normalmente pdf ou tiff).

Ainda, o mecanismo de captura pode tanto ser manual como automatizado, ou seja, pode haver a interação do usuário com o sistema SIGAD (como por exemplo, a necessidade de se fazer o upload de um documento para o sistema), ou pode ser algo transparente que acontece sem o usuário de dar conta. No final, esse requisito será funcionalidades de:

a) um formulário no sistema para cadastrar as informações básicas dos documentos arquivísticos;

b) uma ferramenta de upload para podermos enviar arquivos para o sistema;

c) uma automação entre o processo de criar um novo documento eletrônico e salvá-lo dentro do sistema SIGAD.