b) Registro (ou armazenamento)

Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados.

O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, bem como facilitar sua recuperação. Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, um documento pode receber também um número único de Processo/dossiê ao qual pertence.

As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso.

Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades destinatárias.

O registro refere-se à capacidade de guarda das informações capturadas. Essas informações poderão ser armazenadas em uma estrutura de arquivo em um servidor (onde ficariam os documentos eletrônicos e os digitalizados) e um arquivo de banco de dados (onde ficariam as principais informações dos documentos). Normalmente, a melhor forma de implementação de um SIGAD é manter todas as informações dentro de um sistema gerenciador de banco de dados. Assim, todas as informações e documentos seriam mantidos dentro do banco de dados. Resumidamente, é o local onde as informações ficarão gravadas.