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c) Classificação

Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade.

A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

Os objetivos da classificação são:

• Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;

• Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;

• Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a uma determinada função ou atividade;

• Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos:

• Identificar a ação que o documento registra;

• Localizar a ação ou atividade no plano de classificação;

• Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento;

• Aplicar a classificação ao documento.