d) Indexação

A indexação refere-se à capacidade de se criar índices ou listas de ordenação que permita aos usuários realizar pesquisas e localizar os documentos arquivísticos. A indexação seria como um sumário ou um índice em um documento, onde você procura por um termo e descobre a página onde ele está. Dentro do sistema, a indexação permite a recuperação.

e) Recuperação

A recuperação refere-se ao ato de poder realizar uma pesquisa e localizar as informações ou documentos pesquisados. Fazendo uma analogia bem simples, seria uma espécie de “Google” para o sistema SIGAD, ou seja, o que você escrever, o sistema irá localizar e te mostrar quais documentos tem aquela informação.

f) Avaliação, Temporalidade e Destinação

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.

Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Saiba+