g) Transferência
Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao serem transferidos, os documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência.
A transferência pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
• Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o documento;
• Transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável pela sua custódia.
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