Neste módulo, aprendemos:
• Que sistemas de GED e SIGAD, embora muito semelhantes, têm suas diferenças e peculiaridades.
• Que as funcionalidades básicas de um sistema GED são: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
• Que é comum aos sistemas de GED implementarem as seguintes tecnologias: digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
• Que para um sistema ser considerado um SIGAD há uma série de exigências técnicas, dentre as quais: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade, e outros.
• Que o SIGAD, diferentemente do GED, precisa das funcionalidades de gestão arquivística, entre as quais: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação.
• Que as três idades de um documento na gestão arquivística são: Corrente – idade administrativa, documentos vigentes e frequentemente consultados; Intermediário idade intermediária, final da vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição e precaução; raramente consultados e aguardam a destinação final (eliminação ou guarda permanente); Permanente – idade histórica, documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
• Que os documentos inicialmente possuem um valor primário e que depois podem ter ou não um valor secundário.
• Que a captura corresponde ao ato de declarar um documento como sendo arquivístico.
• Que o registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema, atribuindo uma identificação.
• Que a classificação é o ato de rotular um tipo de documento ao documento.
• Que a avaliação, temporalidade e destinação define as idades dos documentos e as situações (estágios) de acordo com o ciclo de vida do documento.
• Que o objetivo da avaliação, temporalidade e destinação é poder eliminar ou guardar documentos, evitando um acúmulo e esgotamento de espaço físico e eletrônico para guarda.
• Que a transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
• Que o recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes.