As atividades de gestão de documentos, como controle de temporalidade e destinação, são feitas com base nas unidades de arquivamento. Dessa forma, no momento do arquivamento, os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que está subordinada, hierarquicamente, ao plano de classificação. O diagrama a seguir exemplifica esta organização hierárquica dos documentos.
A ideia do plano de classificação é a criação de uma estrutura hierárquica, semelhante ao que temos no nosso computador, para a guarda de documentos arquivísticos. Assim, podemos facilmente localizar arquivos semelhantes pela funcionalidade de “navegação” do sistema. Por essa funcionalidade, localizaremos todos os arquivos de determinado tipo.