Os requisitos desta seção referem-se às funcionalidades do sistema para apoiar a configuração do plano de classificação no SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classificação em um SIGAD.
• Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade
Ou seja, um projeto de SIGAD não pode iniciar o desenvolvimento da ferramenta sem que antes sejam definidas as regras de classificação. Se a empresa já possui regras para classificação de documentos físicos, essas devem ser utilizadas; se não, novas regras devem ser criadas.
O e-ARQ define regras de classificação para documentos comuns (da área de administração da organização, como por exemplo, documentos de contratação de funcionários, de folha de pagamento, e outros), já os documentos específicos (geralmente da área fim da empresa), cada organização deve criar suas regras próprias e complementares às regras do e-ARQ.
Exemplo de regra de classificação presente no e-ARQ:
• Documentos fiscais devem permanecer por 5 anos no arquivo intermediário, depois desse prazo, poderá ser eliminado ou arquivado permanentemente.
Exemplo de regra de classificação específica para uma hipotética empresa de fabricação de produtos farmacêuticos:
• Documentos relativos às fórmulas químicas de fabricação de produtos farmacêuticos devem permanecer no arquivo corrente enquanto o produto estiver comercialmente ativo, por 5 anos no arquivo intermediário, e para sempre no arquivo permanente.