Vejamos a seguir outros requisitos referentes às funcionalidades do sistema a serem definidas no plano de classificação em um SIGAD.

• Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.

Isso significa que o próprio sistema SIGAD tem que ter a funcionalidade de gestão das classes, subclasses, grupos e subgrupos, ou seja, será pelo sistema SIGAD que o plano de classificação será criado, mantido e alterado. O sistema deve possuir não só as funcionalidades de operação do sistema, mas também essa e outras funcionalidades de configuração do sistema.

• Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que necessário.

Ou seja, o sistema deve ter uma funcionalidade que associe perfis de usuários aos tipos definidos no plano de classificação; dessa forma, sempre que uma classe for criada, todos os usuários daquela categoria terão acesso automático aos documentos. Exemplo: suponha que no SIGAD haja um grupo de usuários denominado “Equipe do Financeiro”, que, naturalmente, tem acesso a todos os documentos financeiros. Suponha agora que você crie um subgrupo dentro do plano de classificação da classe “Financeiro” de nome “Documentos Fiscais – Impostos sobre serviços”. Como esse subgrupo pertence à classe financeiro, automaticamente, todos os documentos pertencentes a esse subgrupo poderão ser acessados pela “Equipe do Financeiro”. Ou seja, qualquer subclasse, grupo ou subgrupo criado dentro da classe “Financeiro”, automaticamente será dado acesso aos usuários do financeiro. Da mesma forma, suponha que exista uma classe de nome “Tecnologia da Informação”, todas as subclasses, grupos ou subgrupos criados dentro da classe “Tecnologia da Informação” será de acesso automático aos usuários do departamento de Tecnologia da Informação.