Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.

Aqui é uma restrição de perfil de usuário. Que tipo de usuário pode alterar a classificação de um documento? Todos os que acessam o sistema? Não, somente aqueles autorizados. Geralmente é um perfil de gestor do sistema ou alta chefia.

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Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação.

Esses mecanismos são:

• Atribuição de um código numérico ou alfanumérico;
• Atribuição de um termo que identifique cada classe.

Em outras palavras, o termo que define a classe pode ser um código, como 10.1 por exemplo; uma sigla, como “NTFIS”; ou uma expressão, como “Nota Fiscal”.

Desse modo, o plano de classificação deve possuir essas três informações: código hierárquico, sigla e nome da expressão.

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Um SIGAD deve prever um atributo associado às classes para registrar a permissão de uso daquela classe para classificar um documento.

Em algumas classes, não é permitido incluir documentos. Nesse caso, os documentos devem ser classificados apenas nos níveis subordinados. Por exemplo, no código de classificação previsto na Resolução do CONARQ n. 14:

Não é permitido classificar documentos no grupo 021 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO). Os documentos de recrutamento e seleção devem ser classificados nos subgrupos 021.1 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS) e 021.2 (ADMINISTRAÇÃO GERAL: PESSOAL: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO: EXAMES DE SELEÇÃO).

Em se tratando de um sistema, é um atributo a mais a ser acrescentado no cadastro do plano de classificação: se aquele item pode ou não ser selecionado para a classificação de um documento.

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Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe.

Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente àquela classe. Por exemplo:

• MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL PERMANENTE: COMPRA
• MATERIAL: AQUISIÇÃO: MATERIAL DE CONSUMO: COMPRA

Não basta escrever que a classificação é “compra”, pois só com essa expressão, não conseguimos saber de onde ela vem. Observe que é possível a existência de grupos ou subgrupos com o mesmo nome, mas pertencendo a classes diferentes.

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Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no plano de classificação.

Isso é claro, não pode haver duas estruturas de classificação de nome idêntico.

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Um SIGAD pode prever pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica.

É um benefício a mais, observe que o requisito é facultativo: “pode prever”; ou seja, seria interessante que o sistema tivesse um método de navegação semelhante ao explorador de arquivos do computador, onde você poderia abrir as classes e subclasses, maximizando e minimizando, de forma a facilitar a seleção do item desejado.

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Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar, total ou parcialmente, um plano de classificação.

Esse item está ligado à interoperabilidade de sistemas. Se o seu sistema tiver que ser capaz de exportar dados para outro SIGAD, então ele precisa ser capaz de exportar o plano de classificação. Caso seja o mecanismo inverso, vale a funcionalidade de importar o plano.

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Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação.

Os relatórios obrigatórios são os seguintes:

• Gerar relatório completo do plano de classificação;
• Gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;
• Gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;
• Gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.

Outros relatórios poderão ser criados por você. Esses relatórios facilitam ao gestor do sistema manter o plano de classificação e a correta classificação dos documentos.

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Um SIGAD deve possibilitar a consulta ao plano de classificação a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos, e gerar relatório com os resultados obtidos.

Mais uma funcionalidade para a gestão do plano de classificação: a possibilidade de pesquisa por palavras-chave.

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