Os requisitos desta seção referem-se à formação, classificação e reclassificação das unidades de arquivamento (dossiês/processos e pastas) e à associação de metadados.
• Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas.
Ou seja, nem todas as classes podem arquivar arquivos; ao contrário, somente algumas poucas classes terão a permissão de arquivamento. Essa é mais uma funcionalidade e um atributo para o módulo do sistema que faz a gestão do plano de classificação.
• Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe.
Dentro de uma unidade, pode haver infinitas unidades de arquivamento. Vamos ver um exemplo prático para ficar mais fácil de entender: suponha que você tenha uma estrutura hierárquica no departamento de tecnologia da informação com três gerências: “desenvolvimento de sistemas”, “redes e servidores” e “segurança da informação”; suponha que no seu sistema SIGAD você tenha criado uma classe com o nome de “tecnologia da informação” e três subclasses, cada uma para uma das três gerências. Para essas subclasses, seria interessante que elas não tivessem permissão de arquivar. Para permitir o arquivamento, poderiam ser criadas duas novas subclasses: uma de nome protocolo e outra de nome arquivo. Tanto a classe protocolo quanto a classe arquivo poderiam ter o direito de arquivamento. Veja que demos permissão de arquivamento a duas classes, mas, teoricamente, poderia haver infinitas unidades com a permissão de arquivamento.