Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento.

Este requisito é semelhante ao que já descrevemos.

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Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e alteração desses metadados a usuários autorizados.

É um complemento ao já descrito, aqui se trata do atributo de permitir o arquivamento à determinada classificação.

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Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de arquivamento conforme estabelecido no padrão de metadados.

Mais um detalhamento específico para o arquivamento, conforme já falado.

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Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de arquivamento herde, da classe em que foi classificada, alguns metadados predefinidos.

Exemplos desta herança são prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade e destinação e restrição de acesso.

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Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma que uma alteração no metadado de uma classe seja automaticamente incorporada à unidade de arquivamento que herdou esse metadado.

Trata-se aqui da relação entre as unidades organizacionais e o plano de classificação de documentos. Uma alteração no plano deve refletir em como a unidade organizacional associada ao plano deve agir.

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Um SIGAD pode permitir a alteração conjunta de um determinado metadado em um grupo de unidades de arquivamento previamente selecionado.

Esta é uma funcionalidade opcional que permite fazer várias alterações semelhantes de uma só vez, sem precisar alterar item a item do plano de classificação. Algo que ajuda ao usuário a fazer as alterações de modo mais rápido.

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Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado e que todos os documentos já inseridos permaneçam nas unidades de arquivamento e nos volumes que estão sendo transferidos, mantendo a relação entre documentos, volumes e unidades de arquivamento.

A ideia aqui é a seguinte: suponha que você tenha vários documentos com uma determinada classificação, e que o gestor do sistema mova aquele item do plano de classificação para outro local da árvore de classificações; automaticamente, todos os documentos que tinham a classificação antiga passarão a ter a nova classificação.

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Quando uma unidade de arquivamento ou documento é reclassificado, um SIGAD deve manter o registro de suas posições anteriores à reclassificação, de forma a manter um histórico.

Novamente aqui vemos outro requisito de registro de log.

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Quando uma unidade de arquivamento ou documento é reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador introduza as razões para a reclassificação.

A ideia é que o sistema registre o motivo da mudança de classificação.

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Um SIGAD pode permitir que os usuários criem referências cruzadas para unidades de arquivamento afins.

A ideia aqui é referenciar itens semelhantes para ações em conjunto. Exemplo: suponha que na virada do ano, todos os processos da área da TI que foram finalizados no ano devam ser arquivados. Então, uma regra que aponte para todas as classificações da TI pode redirecionar a uma regra específica: arquiva-se tudo o que foi encerrado no final do ano (31 de dezembro do ano corrente).

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