Os requisitos desta seção referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivísticos no que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossiês/processos e seus respectivos volumes, e à inclusão de novos documentos nesses dossiês/processos e seus volumes ou nas pastas virtuais.
• Um SIGAD tem que registrar nos metadados as datas de abertura e de encerramento do dossiê/processo.
• Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados.
• Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados.
• Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/ processos já encerrados.
• Um SIGAD deve ser capaz de registrar múltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de um dossiê/processo ou pasta, sem a duplicação física desse documento.
• Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos.
• Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manutenção, ações do usuário ou falha de componentes do sistema.
Essa data pode servir de parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo. Você percebe que agora começaremos a ver requisitos que servirão para identificação de informações complementares aos dados dos documentos do SIGAD, entre elas, as datas de abertura (criação) e encerramento (finalização do processo).
XA ideia é a criação de processos de trabalho ou “ciclo de vida” do processo. Veja esse exemplo, suponha que um processo de venda tenha os seguintes estágios: orçamentopagamentoentrega. O processo pode ser encerrado caso seja cancelado em uma das fases ou quando se conclui a entrega.
XA ideia é pesquisar documentos que estão em outra situação que não é mais a corrente.
XDossiês/processos encerrados devem ser reabertos para receber novos documentos. Se estiverem fechados, só podem ser consultados, mas não mais alterados.
XQuando um documento digital estiver associado a mais de um dossiê ou processo, o SIGAD deve criar um registro para cada referência desse documento. Cada registro estará vinculado ao mesmo objeto digital. A ideia aqui é evitar a duplicidade de arquivos no servidor de arquivos ou banco de dados, devemos manter apenas uma cópia e um link para todos os processos que façam referência utilizem o mesmo arquivo de origem.
XA eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria e só pode acontecer no momento apropriado, de acordo com a tabela de temporalidade.
XEm hipótese alguma pode o SIGAD permitir que uma ação do usuário ou falha do sistema dê origem a inconsistência em sua base de dados.
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