Um SIGAD tem que prever a formação/autuação de processos por usuário autorizado conforme estabelecido em legislação específica.

Esse é um requisito legal. Mas a legislação aqui tanto pode ser algo comum a todos, como uma legislação nacional, como, no caso de uma empresa privada, ser uma determinação interna. Para o setor público há regras bem específicas de se criar um processo eletrônico, como, por exemplo, a questão do código NUP (Número único de processo), que prevê uma característica peculiar. Já as entidades privadas terão mais liberdade da criação dos seus processos, entretanto, caso a entidade privada tenha em algum momento que enviar documentos eletrônicos para um órgão público, então nesse caso ela não mais poderá criar suas regras gerias, mais sim obedecer às mesmas regras que os órgãos públicos obedecem, assim, haverá um padrão totalmente uniforme entre os diversos sistemas SIGAD.

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Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa sobre a existência de processo relativo à mesma ação ou interessado.

A ideia aqui é evitar duplicidade e aproximar processos similares. Dependendo da necessidade do negócio, processos que tem uma raiz comum (como a mesma parte ou o mesmo objeto/assunto) podem ser relacionados, assim, quando uma pessoa for tratar de um dos processos poderá facilmente consultar o outro. Exemplo: Suponha que você faça um contrato com uma empresa prestadora do serviço de internet, e para isso tenha no seu SIGAD o processo “123-Contratação de serviço de Internet”, agora, suponha que todo mês você faça pagamentos para essa empresa, seria interessante que ao efetuar os pagamentos você pudesse consultar o contrato original, a fim de ver se todas as cláusulas contratuais estão sendo atendidas. Dessa forma, o processo de pagamento “321-Pagamento do serviço de Internet – Janeiro/2014” poderia de alguma forma estar vinculado ao processo “123-Contratação de serviço de Internet”. Para poder haver esse vínculo, é necessário que o sistema tenha a capacidade de permitir a pesquisa por processo semelhante.

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Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração.

O requisito é bem claro, cada processo tem que ter uma identificação única. No caso de documentos públicos, deve obedecer à regra do NUP (Número Único do Processo), que é uma numeração no seguinte formato: 00693.0000011-2014-34, os cinco primeiros números definem o departamento (no caso, o departamento tem o código “693”), os seis próximos números definem a sequência da numeração (1, 2, 3..., no caso esse é o décimo primeiro processo criado no departamento), os próximos quatro números definem o ano de criação do processo (no exemplo, 2014), e os dois últimos são dígitos verificadores (calculados a partir da “regra do módulo 11” – consulte na internet sobre essa regra).

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Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital.

Este requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um processo. Casos especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito de competência.

Cada documento deve possuir uma sequência de cadastramento.

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Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legislação específica na devida esfera e âmbito de competência.

Esse procedimento é o que permite o desfazimento da ação anterior, no caso, a juntada por apensação.

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Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência.

Desentranhar significa excluir um documento de um processo. Essa exclusão deve ser controlada e autorizada por pessoa específica, o motivo da exclusão deve ser registrado no processo original.

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Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devida esfera e âmbito de competência.

Desmembrar significa a partir de um processo, separar uma parte dele e criar outro processo. Exemplo: suponha que você esteja trabalhando numa aquisição de vários equipamentos elétricos e que no meio do processo você perceba que parte da compra precisa de um tipo de ação administrativa e a outra parte outra ação (exemplo, uma parte é bem consumível e a outra parte é bem patrinominável), daí, para fins de organização você considera ser melhor que aquele processo seja dividido em dois, um para a compra dos bens consumíveis e outro para a compra dos bens patrimoniáveis, então, você realiza o desmembramento, criando outro processo para a segunda parte.

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Um SIGAD tem que prever o encerramento dos processos incluídos seus volumes e metadados.

Encerrar o processo significa que tudo o que estava previsto nele foi feito e, portanto, ele está apto a sair da fase corrente e ir para a fase intermediária. O encerramento precisa ser determinado e definido no plano de classificação. Exemplo: suponha que para o processo de venda sua empresa defina que a assinatura do cliente no documento de “termo de entrega do produto”, que ele assina quando recebe o produto no estoque, determina que nesse momento o processo seja encerrado. Então, quando o cliente assinar o documento, o operador do sistema deverá sinalizar que aquele processo de venda foi concluído.

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Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos, por usuário autorizado e obedecendo a procedimentos legais e administrativos. Para manter a integridade do processo, somente o último volume receberá novos documentos ou peças.

Aqui vemos duas regras. A primeira fala que um processo que foi arquivado pode ser reativado, ou seja, voltar à fase corrente. Isso é importante para desfazer algo que se pensava estar finalizado.

A segunda regra diz que somente o último volume poderá receber novos documentos. Aqui vemos outro conceito, o de “volume”: volume é um conjunto de documentos. Vamos ver logo adiante a definição completa do que é “volume”.

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