Em alguns casos os dossiês/processos são compartimentados em volumes ou partes, de acordo com normas e instruções estabelecidas. Essa divisão não se baseia no conteúdo intelectual dos dossiês/ processos, mas em outros critérios, como dimensão, número de documentos, períodos de tempo etc. A prática tem como objetivo facilitar o gerenciamento físico dos dossiês/processos.
Para entender melhor o que é um “volume”, vamos ver primeiramente como funciona um volume físico. Imagine que você tem uma pasta para guardar arquivos. Quantos documentos cabem nessa pasta? A resposta é: vai depender de quantas folhas tiverem esses documentos.
Por regra geral, define-se que para a administração pública um volume pode conter até 200 folhas, ou seja, cada subpasta do processo pode conter 200 folhas de documentos, a partir desse número, um novo volume deve ser criado. Então, seguindo essa lógica, suponha que você tenha um processo físico com 18 documentos totalizando 693 folhas. Quantos volumes são necessários para organizar esse processo? A resposta é 4 volumes: o primeiro para as folhas 1 a 200, o segundo para as folhas 201 a 400, o terceiro para as folhas 401 a 600 e o quarto para as folhas 601 a 693.
Para documentos eletrônicos a mesma ideia deve ser aplicada, como há um relacionamento direto entre um documento físico e um eletrônico, seu processo eletrônico também deve prever a possibilidade de dividir em volumes caso existam muitas páginas de documentos, e a regra é a mesma: 200 folhas para cada volume. Lembre-se que um processo eletrônico pode ser impresso, tornando-se uma cópia física e a cópia física precisa ter as mesmas regras dos processos físicos. Então, é necessário dividir em conjuntos de 200 folhas.
Mas tem um porém, o processo eletrônico pode incluir outros documentos eletrônicos que não são possíveis de se converter em folhas! Um processo eletrônico pode conter vídeos, áudios, fotos, etc. Nesse caso, esses documentos são excluídos da contagem.
A formação e manutenção de processos no setor público obedecem a regras específicas, que os diferenciam dos dossiês e apoiam a preservação de sua autenticidade. O detalhamento dessas regras está previsto em normas e legislação específica, que deverão ser respeitadas pelo órgão ou entidade, de acordo com sua esfera e âmbito de atuação.
É importante relembrar aqui o conceito de processo e de documento:
Um processo pode ter vários documentos. Para fins de SIGAD, entenda que o processo é uma CAIXA onde você coloca vários documentos.