Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir dossiês/ processos, fazendo a distinção entre dossiês/processos e volumes.

Conforme explicamos, tem que haver separação lógica e eletrônica da mesma forma que precisaria haver se fossem documentos físicos.

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Um SIGAD deve permitir a associação de metadados aos volumes e restringir a inclusão e alteração desses metadados a usuários autorizados.

Aqui diz que somente um usuário autorizado pode encerrar um volume e abrir outro. Normalmente essa permissão deve ser natural para todos aqueles que criam documentos no processo.

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Um SIGAD tem que permitir que um volume herde, automaticamente, do dossiê/processo ao qual pertence, alguns metadados predefinidos, como, por exemplo, procedência, classes e temporalidade.

Aqui cita que cada volume deve prever o relacionamento com o processo pai, trazendo as informações deste e outras complementares, como, por exemplo, a data de encerramento do volume.

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Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes para qualquer dossiê/processo que não esteja encerrado.

A ideia é que quando um volume esteja completo, um novo volume precisa e deve ser aberto para incluir novos documentos. E é claro, só deve acontecer se o processo não estiver encerrado.

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Um SIGAD deve permitir o registro de metadados correspondentes às datas de abertura e encerramento de volumes.

Uma informação obrigatória é o registro das datas de abertura e encerramento dos volumes.

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Um SIGAD tem que assegurar que um volume conterá somente documentos. Não é permitido que um volume contenha outro volume ou outro dossiê/processo.

Aqui uma regra de conjunto: dentro de um volume só podem haver informações (metadados) e documentos (arquivos eletrônicos).

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Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e apenas por usuários autorizados.

Um volume deve ser encerrado em duas ocasiões: ou quanto ele chega no limite de documentos (padrão de 200 folhas) ou quando o próprio processo é encerrado. Sempre que um volume for declarado encerrado ele não poderá mais sofrer alterações.

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Um SIGAD tem que assegurar que, ao ser aberto um novo volume, o precedente seja automaticamente encerrado.

Uma regra de lógica: encerra-se o volume anterior para abrir um novo volume sequencial.

Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; os demais volumes existentes no dossiê/processo têm que estar fechados.

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Um SIGAD tem que impedir a reabertura, para acréscimo de documentos, de um volume já encerrado.

Outra regra de lógica: não se pode alterar aquilo que já foi encerrado.

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