O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos digitais e convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificação usado para os digitais, e ainda possibilitar a gestão de documentos ou dossiês/processos híbridos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados por uma parte digital e outra convencional. Os documentos convencionais podem ser digitalizados e inseridos dentro do SIGAD.
Quando um processo for declarado híbrido, significa que a parte física (em papel) deve encaminhar junto com a parte eletrônica. Ou seja, quem estiver manipulando o processo naquele momento deve ter em suas mãos a parte física do processo. Vejamos a seguir outros requisitos.
• Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais.
• Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte convencional e a parte digital integrantes de dossiês/processos híbridos, associando-as com o mesmo número identificador atribuído pelo sistema e o mesmo título, além de indicar que se trata de um documento arquivístico híbrido.
• Um SIGAD tem que permitir que um conjunto específico de metadados seja configurado para os documentos ou dossiês/processos convencionais e incluir informações sobre o local de arquivamento.
• Um SIGAD tem que dispor de mecanismos para acompanhar a movimentação do documento arquivístico convencional, de forma que fique evidente para o usuário a localização atual do documento.
• Um SIGAD tem que ser capaz de oferecer ao usuário funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um documento arquivístico convencional, enviando uma mensagem para o detentor atual do documento ou para o administrador.
• Um SIGAD pode incluir mecanismos de impressão e reconhecimento de códigos de barras para automatizar a introdução de dados e acompanhar a movimentação de documentos ou dossiês/processos convencionais.
• Um SIGAD tem que assegurar que a recuperação de um documento ou dossiê/processo híbrido permita, igualmente, a recuperação dos metadados da parte digital e da convencional.
• Sempre que os documentos ou dossiês/processos híbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD tem que garantir que a parte convencional e a parte digital correspondente recebam a mesma classificação de sigilo.
• Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas as alterações efetuadas nos metadados dos documentos ou dossiês/ processos convencionais e híbridos.
Aqui se abre uma porta para duas opções: ou o SIGAD deve estar apto a registrar apenas os metadados dos processos em papel ou deve, também, estar apto a digitalizar o documento físico, trazendo todas as informações dele para o SIGAD.
XO requisito é autoexplicativo, mantém-se um relacionamento único e estrito entre a parte em papel e a parte eletrônica de um processo híbrido.
XA ideia aqui é registrar uma informação de localização do documento físico: onde ele está? Onde ficará armazenado? Essas informações devem estar registradas no sistema.
XÉ complementar ao item anterior. Sempre que a localização física do processo for alterada, um novo registro deve ser feito no sistema para manter a informação da localização atualizada.
XA ideia aqui é registrar um pedido de transporte, ou seja, se o processo físico está com o usuário A e o usuário B quer ter acesso a este processo, o sistema deve permitir que o usuário B solicite que o usuário A leve o processo até ele, seria algo como “Eu, fulano, você pode me emprestar aquele processo, pois preciso trabalhar nele?”
XEste representa dois requisitos opcionais, o primeiro trata de poder imprimir parte ou todos os documentos que estão no processo; o segundo trata de facilitar o cadastro de documento por meio de leitores de códigos de barra.
XA ideia é simples, se o processo for híbrido e alguém o consulta, o sistema tem que mostrar a parte eletrônica e citar onde está armazenada a parte física.
XAqui falamos de um novo conceito, o sigilo. Sigilo é o ato de atribuir uma classificação de segurança a parte de um documento (ou o documento como um todo). Uma informação sigilosa não pode ser divulgada para todas as pessoas, mas sim somente aquelas autorizadas. Por exemplo, uma empresa pode declarar que informações como “lucro da empresa” são informações sigilosas e os documentos que contiverem essa informação precisam ser controlados de acesso e divulgação, assim como são controlados os documentos físicos.
XAqui voltamos a falar do log, mas agora de maneira genérica e completa: TODAS as alterações devem ser registradas pelo sistema: quem a fez, quando a fez, como a fez, qual era o valor anterior são exemplos das informações que devem ser logadas para eventual consulta futura de auditoria e segurança.
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