Neste módulo, aprendemos:
• Os principais requisitos de um SIGAD quando ao cadastro de informações e funcionalidades relacionadas ao cadastramento do plano de classificação, do processo, dos volumes e dos documentos.
• Que um plano de classificação possui quatro níveis hierárquicos: as classes, que podem conter uma ou várias subclasses, que podem conter um ou vários grupos que podem conter um ou vários subgrupos, que não podem conter outros itens filhos.
• Que o plano de classificação deve existir antes do projeto do sistema SIGAD. A empresa precisa do plano de classificação para os documentos físicos.
• Que quando mais descemos nos níveis inferiores do plano de classificação, mas específica fica a informação, portanto, o nível de classe é o mais genérico e o nível de subgrupo é o mais específico.
• Que os processos de uma empresa devem ser classificados conforme o plano de classificação de documentos.
• Que para um processo ser arquivado ele deve estar situado em um item de classificação específico para o arquivamento.
• Que somente processos encerrados podem ser arquivados.
• Que depois em encerrado o processo e/ou o volume só pode ser consultado, não pode mais ser alterado.
• Que os processos podem mudar de classificação.
• Que um processo pode conter um ou vários volumes, mas ao menos um volume deve existir.
• Que por padrão, cada volume deve conter 200 folhas, seja ele físico ou eletrônico.
• Que cada documento deve estar registrado dentro de um volume, pode ser que parte de um documento esteja em um volume e o restante no volume seguinte. Isso pode acontecer no caso de se exceder o total de 200 folhas por volume. Ainda, para fins de organização, a empresa pode decidir que um documento não deve ser dividido e um volume pode conter, por exemplo, 190 folhas, e o próximo volume mais 40 (que seria o documento que não foi dividido em duas partes, uma com 10 folhas e outra com 30).
• Que processos podem ser juntados para fins de controle e análise. E que essa junção pode ser temporária ou definitiva.
• Que no caso de processos híbridos a parte física e a parte eletrônica devem caminhar juntas.