Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivíduo específico, um grupo de trabalho ou mesmo um software.

Um participante é o responsável pela realização de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido.

Caso o participante seja um indivíduo, a tarefa é direcionada a um usuário com uma identificação específica. Se o participante for um grupo de trabalho, a tarefa é dirigida ao grupo (formado por vários usuários, cada um com sua identificação no sistema). A tarefa tem que ser distribuída entre os usuários do grupo, e após ser cumprida por um membro desse grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante é um software, a tarefa é direcionada a uma função de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.

Quando há várias pessoas capazes de realizar uma tarefa e existem muitas tarefas (processos pendentes), pode-se realizar a distribuição das seguintes formas:
  1. O chefe determina quem deve fazer o que, e distribui as atividades ao seu critério.

  2. Cada pessoa disponível procura as tarefas pendentes, apodera-se de uma delas e realiza a tarefa. Quando ela novamente ficar disponível, ela procura por outra.

  3. O sistema distribui uniformemente uma atividade para cada pessoa, de forma cíclica até chegar ao último recurso disponível, depois reinicia do primeiro.

  4. O sistema possui definição de critérios de distribuição e distribui segundo esses critérios. Exemplo: suponha que tenha duas pessoas na equipe, uma trate dos processos do estado de SP e a outra trate dos processos dos demais estados, assim, o sistema identifica a qual estado pertence o processo e faz a distribuição automática seguindo esse critério.
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