A seguir estão listados os recursos dos quais o SIGAD deve dispor para efetuar o controle do fluxo de trabalho.
a) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o cumprimento de trâmites preestabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um documento ou dossiê/ processo de um participante para outro, a fim de ser objeto de ações.
b) Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos fluxos de trabalho.
c) O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação necessária.
d) O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do correio eletrônico, para que um usuário possa informar a outros usuários sobre documentos que requeiram sua atenção.
e) O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pré-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usuário autorizado.
f) O administrador deve poder autorizar usuários individuais a redistribuir tarefas ou ações de um fluxo de trabalho a um usuário ou grupo diferente do previsto.
g) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alterações ocorridas neste fluxo.
h) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento a fim de que os usuários possam conhecer a situação de cada um no processo.
Aqui diz que o SIGAD deve preferencialmente determinar o passo a passo que o usuário do sistema deve seguir. Os fluxos de trabalho precisam ser criados e configurados previamente no SIGAD. Caso o passo a passo não seja predeterminado pelo sistema, o usuário deve ao menos ter a possibilidade de realizar os registros em conformidade com o fluxo de trabalho especificado. Seguindo nosso exemplo hipotético, registrar os documentos do cliente, o orçamento, o pagamento, a nota fiscal, a baixa do estoque e o documento de entrega para o cliente. Outros sistemas em paralelo podem ser utilizados para o controle financeiro e de gestão de estoque. Esses sistemas não fazem parte do SIGAD.
XAqui diz que o sistema não pode ser limitado a um número preestabelecido de procedimentos, mas sim ser possível criar tantos fluxos de trabalho quantos forem necessários. Dessa forma, o SIGAD conterá um módulo para a criação de fluxos de trabalho, onde será definido como o processo de trabalho se comportará, seu ciclo de vida e plano de classificação correspondente.
XEsse requisito trata da sinalização de eventos. O sistema pode, de diversas maneiras, alertar ao usuário que existe alguma tarefa designada a ele para cumprimento de um trabalho. Pode ser um e-mail, um beep, um alerta na tela, uma tabela de tarefas pendentes, enfim, há tecnicamente diversas formas de mostrar ao usuário que há algo para ele realizar. Como implementar isso no programa vai depender de como o projeto de software for definido. Ainda, pode ser definido que o usuário receberá vários tipos de alertas ao mesmo tempo (exemplo, uma tela do sistema, um e-mail e um beep).
XEsse requisito requer a integração com um sistema de correio eletrônico existente. Não é obrigatório mas é altamente recomendado. Atua em conjunto com o requisito anterior.
XEste recurso está intimamente ligado com o segundo requisito citado nesta seção. Trata da necessidade de existência de um módulo de gestão de fluxos de trabalho. Geralmente são os administradores do SIGAD que têm a permissão para acesso a este módulo.
XUm usuário pode precisar enviar um documento a outro usuário, devido ao seu conteúdo específico ou caso o usuário responsável se encontre em licença. Geralmente isso acontece no seguinte cenário: Em uma grande empresa, dificilmente conhecemos todas as pessoas que lá trabalham, mas geralmente conhecemos os departamentos da empresa. Dessa forma, o sistema deve permitir que um processo seja encaminhado a um departamento. Nesse caso, quem recebe o processo geralmente é o chefe do setor que distribui (ou reencaminha) para seus subordinados, que realizarão as atividades necessárias. Feito o trabalho, o processo é encaminhado para outro departamento (ou volta para a origem), de acordo com o fluxo estabelecido.
XNovamente vemos aqui a questão de registrar log (ou de auditoria). Essa é uma das operações que devem ser logadas: para onde o processo caminha.
XAqui a ideia é semelhante ao do item anterior: além de registrar por onde o processo foi tramitado (log de auditoria), o sistema deve mostrar para o usuário por todos os lugares que andou (ideia de histórico de tramitação).
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