i) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo administrador.

A ideia é criar filas com os diversos processos que estão tramitando, imagine que uma pessoa receba 10 processos para ela trabalhar. Então esses processos deverão compor uma fila de pendência, geralmente organizados pela ordem de chegada (o primeiro a chegar será o primeiro a ser tratado).

j) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ter a capacidade de deixar que os usuários visualizem a fila de espera de trabalhos a eles destinados e selecionem os itens a serem trabalhados.

Este requisito complementa o anterior. Enquanto o anterior diz que a fila deve ser criada, neste aqui o usuário poderá não só ver a fila, mas também escolher qual daqueles processos será tratado primeiro, gerenciando assim qual processo será realizado primeiro.

k) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usuário ou a partir dos dados do sistema.

Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condição determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a definição do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.

Geralmente há um fluxo principal (que chamamos de caminho feliz) e um ou vários fluxos alternativos (que chamamos de fluxos de exceção). O fluxo principal é aquele que é esperado acontecer em 99% das vezes, os fluxos de exceção são aqueles onde aparecem problemas e temos que refazer, suspender ou cancelar atividades.

Dessa forma, o SIGAD precisa registrar o fluxo principal, orientar o usuário para seguir esse fluxo, mas também permitir as exceções.

l) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer um histórico de movimentação dos documentos.

O histórico de movimentação corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e saída, nomes de responsáveis, título do documento, providências etc. É semelhante ao oitavo requisito dessa seção, as com as informações específicas do documento (e não do processo).

m) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode permitir que usuários autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho.

O fluxo só prosseguirá com a autorização do usuário. A questão aqui está na possibilidade de pausar o trabalho. O que o requisito não fala, e que deve ser abordado pelo sistema, é a questão do controle do trabalho do recurso. Por que o recurso parou o trabalho? Ele está alocado em outra atividade? Como fica o controle do prazo para atendimento desta primeira atividade? Todas essas questões devem ser abordadas pelo projeto do SIGAD, cabendo a cada organização definir o tratamento a ser dado. O comum é que as tarefas normalmente tenham um prazo para atendimento e que esse prazo ficará correndo até o término da atividade. Pausá-la, faz com que a contagem do tempo também pare. Mas, a gerência de cada situação deve ser uma responsabilidade da própria organização e suas chefias, e não do SIGAD. Vemos mais à frente que no décimo quinto requisito desta seção o sistema deverá contabilizar o prazo do atendimento a cada uma das etapas do fluxo de trabalho.

n) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto é, permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e prossiga automaticamente quando este é recebido.

Essa é uma questão particular de dependência entre processos. Imagine dois processos A e B, imagine que há uma dependência de B em relação a A: B, em um determinado momento só pode continuar quando A estiver em um determinado estágio. Há uma informação importante em A que B tem que aguardar que essa informação chegue. Daí, B fica em pausa, até que A produza o efeito desejado. Aqui não quero dizer que o processo A tem que chegar ao fim, mas sim, chegar naquele ponto desejável por B.

o) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve poder associar limites de tempo a trâmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites.

Esse requisito está intimamente ligado ao décimo terceiro requisito. Aqui faz referência à questão do controle do tempo, indicando que cada passo do fluxo de trabalho deve ter seu tempo de atendimento controlado. Além da definição do prazo, o sistema deverá gerar alertas quanto ao vencimento do prazo. Esses alertas poderão tanto ser dados ao responsável pela atividade quanto para o interessado ou à chefia imediata. Cabe à organização definir quem será comunicado dos vencimentos dos prazos.

p) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivíduos e grupos de trabalho como participantes.

A ideia aqui já foi citada anteriormente: refere-se ao fluxo ser encaminhado para uma pessoa, um grupo ou um departamento. Veja o caso do fluxo de venda de produto: após o pagamento, o estoque precisa ser sinalizado que alguns produtos devem ser entregues ao comprador. De que forma faremos isso? Vamos comunicar a um dos estoquistas? Vamos comunicar a todos os estoquistas? Vamos comunicar ao departamento de estoque? Vamos comunicar ao chefe dos estoquistas? O que importa é que a pessoa que finalizou a venda pode comunicar um estoquista ou todos os estoquistas segundo a regra definida pela organização para esse fluxo de trabalho específico.