q) Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuição dos documentos entre os membros do grupo.

r) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho.

s)Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaboração de relatórios completos para permitir que gestores monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos participantes.

t)Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento em seus metadados. Os metadados referentes à tramitação devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a identificação do usuário.

u) Um SIGAD deve manter versões dos fluxos alterados e estabelecer vínculos entre os documentos já processados ou em processamento nos fluxos alterados.

v) O SIGAD deve assegurar que qualquer modificação nos atributos dos fluxos, como extinção ou ampliação do número de pessoas ou extinção de autorização, leve em conta os documentos vinculados.

q) Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuição dos documentos entre os membros do grupo.

Imagine a seguinte situação, um departamento tem 5 pessoas que realizam o mesmo tipo de atividade. Suponha que chegue nesse departamento 22 processos para serem trabalhados. Como será feita a distribuição dessas atividades? O SIGAD pode prever duas formas automatizadas de distribuição. Essa distribuição pode ser de duas formas:

• De acordo com uma sequência circular predefinida, o SIGAD envia o próximo documento independentemente da conclusão da tarefa anterior; ou

• À medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o próximo documento da fila do grupo.

• Distribuição por faixas, por exemplo, uma pessoa realiza o atendimento dos processos de SP, outra do RJ e outra de MG; ou por perfis, uma pessoa realiza o atendimento dos médicos, outra dos enfermeiros e outra das demais pessoas; pode ser ainda por faixa de códigos: processos terminados com 0, 1 ou 2 para a pessoa A, 3, 4, 5 para a pessoa B, e assim por diante.

Além dessa forma automatizada, o sistema pode permitir a distribuição manual, onde o distribuidor determina para quem vai encaminhar o processo.

r) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho.

Esse requisito fala da execução automatizada de fluxos de trabalho. Exemplo: quanto o caixa recebe o pagamento do pedido de produtos, automaticamente o fluxo de pagamento e entrega é iniciado, ao finalizar o pagamento, automaticamente será encaminhado para o estoque.

s) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer meios de elaboração de relatórios completos para permitir que gestores monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos participantes.

Durante a operação de um sistema SIGAD há de se ter em mente que dezenas, centenas ou até milhares de processos estão em algum estágio do fluxo de trabalho. É essencial que haja mecanismos de verificar quais processos existem e qual a situação específica de cada um. É por meio de um mecanismo que apresente a situação dos processos correntes que o gestor pode, entre outras análises, identificar:

• Quais processos estão parados ou atrasados;

• Quantos processos cada membro da equipe está tratando;

• Quanto tempo cada membro da equipe leva trabalhando em cada processo;

• Quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas;

• Quantos processos tomam determinado rumo (fluxo) e quantos tomam outro rumo;

De posse de informações gerenciais tão preciosas, o gestor poderá atuar na forma de melhorar o trabalho, adicionando pessoas em tarefas mais críticas, identificando pessoas da equipe com problema de performance e outros.

t) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar a tramitação de um documento em seus metadados. Os metadados referentes à tramitação devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a identificação do usuário.

A ideia aqui é o registro e controle das seguintes tarefas relacionadas à tramitação:

• O registro do momento em que uma pessoa termina uma atividade em um processo e tramita-o para outra pessoa;

• O tempo em que o processo fica aguardando que a segunda pessoa receber (que pode ser muito pequeno ou muito grande);

• O momento em que o processo foi aceito e recebido pela segunda pessoa.

Ou seja, é importante também saber esse tempo de “transporte” onde o processo é tramitado de uma para outra pessoa. Caso esse tempo seja muito grande, a empresa está desperdiçando muito tempo no trâmite do processo e isso deverá ser corrigido.

u) Um SIGAD deve manter versões dos fluxos alterados e estabelecer vínculos entre os documentos já processados ou em processamento nos fluxos alterados.

A ideia aqui é melhor explicada com um exemplo: suponha que um determinado fluxo de trabalho foi definido com as seguintes etapas: A → B → C → D. E que vários processos estejam em execução, cada um em uma dessas etapas citadas. Suponha que o gestor queira mudar o fluxo de trabalho e o novo fluxo obedeça à lógica: A → X → C → Y → D. Veja que o passo “B” foi extinto e que dois novos passos, “X” e “Y” foram criados. A questão agora é a seguinte, o que fazer com os processos que antes estavam no passo “B”? Migrá-los para o passo “X”? Será que o passo “X” substitui o passo “B” anterior? Essas decisões devem ser definidas pelo gestor e acatas pelo sistema. Além disso, as funcionalidades de registro de log devem monitorar as situações passadas e as atuais, permitindo identificar mudanças ocorridas no fluxo.

v) O SIGAD deve assegurar que qualquer modificação nos atributos dos fluxos, como extinção ou ampliação do número de pessoas ou extinção de autorização, leve em conta os documentos vinculados.

Esse requisito é complementar ao anterior. Enquanto o anterior trata os fluxos, este trata as informações relacionadas ao fluxo.