1.2 - Controle de versões e do status do documento

Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio de seu recurso de fluxo de trabalho, estabelecer o status do documento, isto é, se é uma minuta, original ou cópia. No caso dos documentos digitais, esse status é estabelecido de acordo com a rota do documento no SIGAD. Saiba+

A ideia aqui tem que ser analisada com muito critério. Faz mais sentido quando analisamos um documento tradicional em papel e depois fazemos a relação com o documento eletrônico.

Vamos analisar a criação de um documento físico. Você pega um papel em branco, e começa a escrever nele; apaga, corrige, adiciona texto, até que você conclui que aquele documento está pronto. Até esse momento, o documento é considerado uma minuta, ou seja, ele está “em elaboração”. Enquanto ele está sendo elaborado, ele não pode ser utilizado no processo. Mas, quando ele é finalizado ele passa a ser o documento “original”. Então você coloca esse documento no processo e assim ele passa a ter valor de documento “original”. Uma outra pessoa pode pedir para tirar uma cópia (xerox) do documento. Essa pessoa possui um documento com conteúdo idêntico ao original, mas como não é o original, ele é “apenas” uma cópia, muitas vezes não tem o mesmo valor do original.

Agora veja como funciona a mesma lógica com um documento eletrônico. Enquanto você abre seu editor de texto e cria seu documento, ele é uma minuta, você pode criar uma versão preliminar e passar o arquivo para outros colegas seus analisarem e contribuírem no conteúdo. Ainda é uma minuta. Quando o documento está finalizado ele adquire o status de “original”, é essa a versão que você envia para o sistema. Uma pessoa pode fazer uma cópia desse arquivo, e como estamos falando aqui de um arquivo digital, a cópia é exatamente igual, tanto em conteúdo quanto em forma, do original. A única informação que diz que ele é uma cópia é porque ele foi baixado do sistema, mas mesmo assim ele é idêntico ao original.