Viu que quando falamos de um documento eletrônico, podemos nos confundir entre o original e a cópia? Vamos agora ver alguns dos requisitos relacionados a esses três status do documento.
a) Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz de registrar o status de transmissão do documento, ou seja, se é minuta, original ou cópia.
b) Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas versões de um documento que está tramitando.
c) Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas versões de um documento.
d) Um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e o controle de versões tem que ser registrado em metadados específicos.
Até agora, vimos funcionalidades de controle de um SIGAD. A partir de agora iremos ver as grandes funcionalidades operacionais do SIGAD. Entretanto, não mais detalharemos todos os requisitos, iremos apenas comentar as principais características de cada funcionalidade.
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf
A ideia aqui é a seguinte, da mesma forma que eu posso enviar uma minuta de um documento por e-mail, eu poderia enviar pelo SIGAD, mas, o documento NÃO pode estar dentro do processo eletrônico. Pode até haver uma indicação de a qual processo ele pertencerá quando pronto, mas não está dentro do processo. Lembre-se: um documento dentro do processo é imexível, é apenas lido e consultado, não pode ser alterado. Já, enquanto minuta, pode ser alterado à vontade.
XA ideia é que o sistema controle as versões do documento enquanto minuta. Documentos originais, quando evoluídos, são criados novos documentos (novas partes complementares). Esses documentos originais não possuem controle de versão, assim com qualquer cópia que seja feita.
XO que esse requisito quer dizer é que o sistema tem que permitir que todas as versões anteriores feitas sejam acessíveis e o usuário pode escolher para ser transformado em original não apenas a última versão das minutas, mas qualquer versão anterior pode ser uma candidata a se tornar uma versão final.
XCada documento, mesmo enquanto minuta, precisa de um identificador único (aqui não é o NUP! NUP é para processos). É com esse identificador único que é possível fazer o controle citados nos requisitos anteriores.
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