O arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz respeito aos documentos digitais e convencionais. Enquanto os digitais são arquivados dentro do SIGAD, os convencionais seguem a forma tradicional, isto é, em pastas, caixas, armários ou equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. Caso um documento convencional seja acompanhado de anexos digitais armazenados em mídia móvel (disquete, discos ópticos ou óptico-magnéticos, fitas magnéticas etc.), esses anexos podem ser mantidos tanto no SIGAD como nas referidas mídias.
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
Ou seja, qualquer forma de enviar documento para o SIGAD significa capturar. Entretanto, há uma outra forma de um documento existir dentro do SIGAD sem que ocorra a captura: é quando o documento é criado dentro do SIGAD.