2.3.1 - Documentos automodificáveis

Alguns documentos parecem ter seu conteúdo alterado sem intervenção do usuário. Por exemplo, um modelo para elaboração de correspondência cuja data é colocada, automaticamente, pelo sistema e armazenada como um “campo” ou “código”. Nesse caso, cada vez que o documento é exibido, a data apresentada é atualizada. Entretanto, o documento lógico não se modifica, é apenas sua exibição (documento conceitual) que sofre alterações conforme o software utilizado para visualizá-lo.

Outros documentos podem conter um código que os modifica realmente. É o caso de uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda a folha automaticamente.

Os documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, devem ser armazenados em formatos que desativem o código automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração. Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para um formato estável, como o .pdf, antes de ser capturada para o SIGAD.

Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para um formato estável ou visualizá-los por meio de um software que não desencadeie a alteração, a captura desses documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro, nos metadados, das informações relativas às funções automodificadoras.