2.4 - Estrutura dos procedimentos de gestão

A gestão arquivística de documentos digitais prevê o estabelecimento de três domínios no ambiente eletrônico para trabalho e produção de documentos:

As regras estabelecidas pelo sistema de gestão arquivística de documentos definem:

• Os espaços em que os documentos podem ser produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados;

• O espaço em que os metadados serão incluídos;

• Os direitos de acesso a cada espaço e a maneira como os documentos tramitarão dentro e fora do órgão ou entidade.

Uma vez capturados no espaço geral, os documentos e seus metadados têm que ser mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações deliberadas ou acidentais. O conteúdo, contexto e forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao longo de todo o seu ciclo de vida, a fim de preservar sua autenticidade.