7 - Preservação

Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservação de documentos arquivísticos digitais não é um fim em si mesmo. Antes possui um propósito que deve ser considerado na definição e implementação das estratégias de preservação. A razão para se preservar um determinado documento pode ser seu valor probatório e/ou informativo.

Os documentos arquivísticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados durante todo o período previsto para sua guarda, conforme determinado na tabela de temporalidade e destinação de documentos. Ressalte-se que as características desses documentos demandam atenção específica, sobretudo em relação àqueles que serão mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, já se considera preservação de longo prazo.

A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica são os principais fatores de comprometimento da preservação dos documentos digitais, uma vez que ameaçam sua autenticidade, integridade e acessibilidade.

Isso é muito comum, por exemplo, com fitas de backup, cuja garantia de armazenamento é de apenas 5 anos. Quando precisamos armazenar informação eletrônica por períodos maiores, o ideal é manter em discos rígidos e efetuar a cópia para novos em no máximo a cada 5 anos.

Degradação do Suporte

A degradação do suporte é causada por fatores como falta de controle de temperatura, umidade, luminosidade, agentes químicos e biológicos agressores, bem como pela manipulação inadequada ou baixa/má qualidade do suporte utilizado. Além de respeitar as condições ambientais especificadas pelo fabricante, é preciso realizar a substituição dos suportes antes do fim de sua vida útil, técnica conhecida como atualização (refreshing).

Obsolescência Tecnológica

A obsolescência tecnológica refere-se tanto a hardware como a software e formatos. É resultado das mudanças causadas pelo desenvolvimento de novas tecnologias e sua ascensão no mercado.

O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (por exemplo, disco óptico, fita magnética), unidades de disco, unidades de fita magnética ou mesmo os processadores e componentes utilizados na execução de programas (softwares). Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a compatibilidade com o antigo hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo utilizados. No entanto, essa situação não persiste indefinidamente, pois a compatibilidade geralmente é mantida apenas em relação aos hardwares recém-substituídos.

As mudanças em software – incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrônicas, editores de imagem, entre outros – costumam ser frequentes. Os softwares podem ser, simplesmente, descontinuados, substituídos por outros equivalentes, supostamente melhores, ou, ainda, ter sua versão atualizada para correção de bugs ou acréscimo de novas funcionalidades. É importante notar que os fornecedores de software deixam de prestar suporte a versões mais antigas de seus produtos.

Os formatos também sofrem alterações, muitas vezes devido a mudanças ocorridas nos programas (softwares) aos quais estão associados. Novos programas podem ser compatíveis com os formatos antigos, mas podem apresentar incorreções durante operações de leitura e escrita de dados nesses formatos.