Neste módulo, aprendemos:
a) Que um SIGAD pode conter (ou não) recursos de gestão de fluxo de trabalho (workflow).
b) Que fluxos de trabalho permitem que o sistema se integre ao negócio da empresa, facilitando o sequenciamento do trabalho.
c) Que há várias formas de se fazer a distribuição, tanto manual como automatizada.
d) Que o fluxo de trabalho representa o passo-a-passo dentro da empresa das atividades realizadas a fim de completar esse trabalho.
e) Que o SIGAD precisa gerir e controlar os fluxos de trabalho a fim de se obter um resultado organizacional.
f) Que é importantíssimo controlar as versões dos documentos e que estes são classificados em três status: minuta, original e cópia.
g) Que a captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD.
h) Que o SIGAD deve prever três domínios (ou espaços) para o ambiente de trabalho: espaço individual, espaço do grupo e espaço geral.
i) Que a avaliação dos documentos refere-se à aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos.
j) Que um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localização e apresentação dos documentos arquivísticos com o objetivo de permitir o acesso a eles.
k) Que os requisitos de identificação, autenticação de usuário e trilhas de auditoria devem integrar qualquer SIGAD. Políticas de segurança específicas poderão definir o rigor, maior ou menor, do tratamento dos demais requisitos.
l) Que os requisitos de identificação e autenticação de usuários, controle de acesso baseado em grupos de usuários e em papéis de usuários, bem como dos requisitos comuns a qualquer tipo de controle de acesso.
m) Que a estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnológica que permita a preservação e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos.
n) Que um SIGAD deve ser fácil de usar, permitir a integração com outros sistemas e possuir uma disponibilidade de acordo com a necessidade da organização.