Geralmente, todas as ferramentas de gerenciamento de e-mail, seja ela WEB ou desktop, oferecem um meio para salvar e-mails no formato de um arquivo no seu disco rígido. Isso é muito interessante, pois permite fazer backups e cópias de e-mails importantes.
As ferramentas WEB como o Gmail e o Hotmail permitem salvar mensagens no formato HTML. Já as ferramentas desktop geralmente utilizam sistemas de arquivo específicos para salvar e-mails. Outras ainda oferecem mais de um formato de arquivo.
O Ms Outlook, por exemplo, trabalha com dois tipos de arquivos:
O Outlook também permite salvar e-mails nos formatos XML, EML (que é uma espécie de XML), HTML, PDF, XPS, TXT e outros.
O Ms Outlook pode utilizar vários arquivos PST para gerenciar seus e-mails. Se dois computadores possuem caixas postais PST locais e apontam para a mesma conta de e-mail no servidor, mesmo assim, é bem provável que o conteúdo dos dois arquivos PST seja diferente, pois não há sincronismo entre o arquivo PST e o conteúdo do servidor.
Outras ferramentas como o Lotus Notes e o Firebird possuem conceitos similares com versões diferentes de arquivo para caixa postal e mensagem de e-mail.
Você pode ter um arquivo PST para cada ano, organizando assim seus e-mails antigos por ano. O conteúdo de um arquivo PST geralmente não está sincronizado com os e-mails constantes no servidor de e-mails. O mais comum é utilizarmos o arquivo PST para guardar localmente as informações recebidas e enviadas pelo servidor. É normal que o usuário mova as mensagens do servidor (que tem espaço de caixa postal geralmente pequeno) para o arquivo PST (que tem espaço muito maior para abrigar e-mails). Dentro do arquivo PST pode haver milhares de e-mails enviados e recebidos, bem como outras informações do Ms Outlook, como seus contatos ou agendamentos.
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