Aplicando a analogia à informática, o sistema operacional seria o bibliotecário da "biblioteca de arquivos e diretórios" do computador. Exatamente igual à organização de uma biblioteca, o sistema operacional guarda os dados nos espaços vazios do disco. Sabendo a posição do arquivo a ser aberto/gravado, o sistema operacional solicita a leitura desta, decodifica/codifica e realiza a abertura/gravação do dado.
O sistema de arquivos consiste em duas partes distintas: uma coleção de arquivos, cada um deles armazenando dados relacionados, e uma estrutura de diretórios, que organiza e fornece informação sobre todos os arquivos do sistema.
Contudo, armazenar arquivos organizados em diretórios já não satisfaz as necessidades de empresas e organizações quando falamos sobre necessidades de gestão de arquivos. Por conta disso, novas tecnologias de armazenamento de arquivos trazem recursos importantes e muito utilizados na grande maioria das empresas:
Alguns sistemas de arquivos possuem recursos de compressão de dados, com isso, podemos armazenar mais dados no mesmo espaço lógico. Esse recurso funciona como um sistema de compactação e descompactação transparente e automático. Na prática consegue-se um ganho nominal na ordem de 50% de compactação, ou seja, dobramos o espaço disponível. Entretanto, esse recurso consome um tempo de processamento (para compactar e descompactar), o que pode levar o sistema em geral a ficar mais lento. Devido ao barateamento do geométrico do custo por MegaByte dos discos rígidos, alinhado à duplicação periódica do tamanho padrão de discos rígidos (hoje o tamanho padrão é de 1 TeraByte), essa tecnologia torna-se cada vez mais subutilizada.
XEsse sim é um recurso altamente utilizável, controlar o que cada funcionário (ou perfil de funcionário) pode ou não acessar, pode ou não alterar, pode ou não criar. Esse controle de acesso não só permite a criação de documentos com certo grau de sigilo, mas protege-nos também de eventuais erros de usuários que apagam informações importantes. Todos os sistemas operacionais modernos permitem o controle de acesso a pastas e arquivos.
XRefere-se à capacidade de separarmos cotas de utilização do espaço em rede (storage ou discos rígidos) de forma a garantir um mínimo de espaço a todos os usuários. Sem controle de cotas, um usuário, por exemplo, poderia utilizar todo o espaço de disco da rede inadvertidamente, fazendo com que outros usuários não tivessem mais espaço para criar seus próprios arquivos.
XEste é um recurso interessante e pouco utilizado, refere-se a um sistema de criptografia que impede o acesso Externo. Em outras palavras, somente os usuários autenticados pela rede tem como acessar o conteúdo dos arquivos da rede. Se um disco rígido foi roubado do servidor a fim de se obter acesso Externo às informações, por estarem criptografadas, esse usuário Externo não conseguiria abrir os documentos.
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