A documentação, na etapa de construção do software é somente a documentação referente ao projeto, ou seja, documentação do plano de ação para o desenvolvimento do sistema solicitado. Há também a documentação que está mais relacionada aos aspectos burocráticos do negócio, como por exemplo, contratos, cronograma, planilhas de custo e controle, plano de teste e de homologação e plano de implantação.

Bom mencionar que cada empresa segue seu próprio processo interno, portanto o que é de praxe em uma empresa não necessariamente se aplica à outra. É comum visitas técnicas, de uma empresa com outra, principalmente as governamentais, onde se pretende trocar conhecimentos e práticas nos procedimentos de desenvolvimento de software. As empresas buscam melhorias nos seus processos de desenvolvimento de software.

Vimos que o projeto documentado é fruto do trabalho da equipe do projeto, um fator muito importante é que o projeto documentado possui o histórico e as informações necessárias para se realizar uma alteração ou ajuste futura. Essa é a grande vantagem, pois passado algum tempo, caso a equipe seja desalocada ou contratada para outro projeto, a documentação apoiará os novos membros do projeto a conhecerem mais rapidamente sobre o trabalho que deverá ser feito.

Um ponto que acaba sendo uma desvantagem é quando os documentos não são revisitados, eles acabam ficando desatualizados e não ajudam quando necessário. A documentação do sistema deve servir como diretriz às equipes envolvidas, de modo a que estas mantenham o foco no que deve ser feito e como deverá funcionar.

	Devemos ter em mente que toda documentação é um artefato “vivo”, ou seja, mesmo depois de um produto finalizado, cada erro encontrado e reportado à empresa, alterará os documentos, tanto de projeto quanto de sistema, podendo refletir na documentação de usuário.