No ciclo de vida de um projeto existem níveis de descrição de requisitos, tudo depende do propósito e do momento do projeto. O levantamento preliminar dos requisitos (requisitos de usuário) é elaborado nos estágios iniciais do projeto, servindo de base para um entendimento entre clientes, gestores e desenvolvedores sobre o que o sistema irá realizar.

Esses requisitos são, normalmente, usados como base para a contratação e o planejamento do projeto.

Requisitos de sistema, por sua vez, devem ser elaborados de acordo com a necessidade dos requisitos funcionais, onde se captura detalhes importantes, técnicas, para o bom funcionamento do sistema e testes complementares.

Não se deve esquecer que requisitos de sistema são derivados dos requisitos de usuário. Não se pode pensar somente nos requisitos de usuário. Em vários casos é comum esquecer os requisitos de sistema, quando isso acontece, muitas vezes o sistema não roda, ou seja, não faz o que deveria fazer, que é ajudar o cliente. Nesse caso, gasta-se muito dinheiro corrigindo e ajustando o sistema para que ele tenha os requisitos de sistema necessários para funcionar adequadamente como solicitado pelo cliente.