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Enumeramos a seguir uma série de características relacionadas a processo:

É disparado/inicializado por um evento externo.
Engloba todas as atividades necessárias para prover os resultados apropriados em resposta ao evento que o inicializou.
Transforma entradas (de qualquer tipo) em saídas (de qualquer tipo), de acordo com regulamentos (políticas, padrões, procedimentos, regras etc.), empregando recursos de qualquer tipo.
Contêm atividades que, normalmente, cruzam funções e unidades organizacionais.
Possui indicadores de performance para os quais objetivos mensuráveis podem ser estabelecidos e a performance avaliada.
Entrega um produto ou serviço a um stakeholder externo ou a um processo interno.
Constitui-se de um conjunto de atividades de objetivo comum que atende a uma necessidade.

Podemos citar uma série de benefícios na utilização de processos definidos na execução de tarefas nas empresas. Imagine que em uma lanchonete famosa que você frequenta há anos com dezenas de unidades por todo o país, determinado sanduíche seja sempre o mesmo, independente da unidade que você vá e com o mesmo sabor de anos atrás. Agora pense que são vários cozinheiros diferentes, em localidades diferentes, que fazem o mesmo lanche. Como o gosto pode ser sempre o mesmo independente do local e durante todo este tempo? A resposta é: existe processo definido!

Com processo definido, podemos trocar o cozinheiro diariamente ou comer o mesmo em qualquer unidade da lanchonete, que o lanche será sempre igual.

A definição e utilização de processos constitui uma grande preocupação das empresas, a retenção do conhecimento. No caso da utilização de processos definidos, este conhecimento está embarcado e preservado dentro dos próprios processos.