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2.2. Plano de gerenciamento de mudanças

Com a finalidade de se gerenciar formalmente mudanças, o profissional ou a empresa deve elaborar um plano de gerenciamento de mudanças a ser adotado no projeto a ser executados. Em algumas empresas o plano é utilizado em projetos pelos profissionais da área que desejam iniciar o gerenciamento formal de mudanças em seus projetos. Esse documento deve conter todas as definições necessárias para os membros do projeto construírem uma base em relação a gerenciamento de mudanças. Esse plano de gestão deve ser utilizado e consultado para gerenciar as mudanças que possam vir a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto.

Podemos normalmente encontrar mudanças típicas em escopo, cronograma, orçamentos e recursos. Mudanças internas podem ser iniciadas pela equipe do projeto, enquanto as externas podem ser iniciadas por empresas contratadas, terceiros ou como resultado de solicitações dos interessados e disponibilidade de recursos, entre outros.

Como benefícios de um efetivo plano de gerenciamento de mudanças podemos ter:

melhor relacionamento com os clientes e fornecedores,
melhor desempenho financeiro,
redução nos atrasos do projeto e nos tempos de entrega.

O plano documenta também os membros da equipe do projeto e das partes interessadas responsáveis pelos processos e atividades definidos neste documento, fornecendo calendário de atividades definidas. O responsável pela execução do gerenciamento de mudanças e a respectiva aprovação pode ser um comitê de controle de mudanças existente em empresas mais estruturadas ou o próprio gerente de projeto, que acumula essa função em projetos pequenos ou empresas que não têm um comitê.