Segundo os conceitos de arquivologia, três são os tipos de classificação de informações que possuímos:
Podemos perceber que só há duas opções de locais onde os dados podem ser armazenados: ou dentro dos computadores (no caso de discos rígidos) ou fora deles (nos demais casos). O importante aqui é determinar onde guardar as mídias e fitas de backup. Há no mercado, por exemplo, cofres especiais para a guarda de mídias e fitas de backup. Esses cofres são à prova de fogo e água, e, portanto, resistentes a qualquer tipo de catástrofe da natureza.
Algumas organizações consideram ainda a guarda dessas mídias em locais separados da organização, como um banco ou uma outra sede da empresa, afim de afastar riscos de uma catástrofe afetar os servidores e os backups (perdendo todos os dados definitivamente).
Todas aquelas informações que precisamos de acesso imediato. Essas informações devem estar disponíveis em tempo real, dessa forma, devem ser armazenadas em bancos de dados e pastas de arquivos (ambos localizados em discos rígidos e/ou soluções similares).
XSão arquivos que não são necessários no dia a dia, mas devem estar próximos dos usuários para uma necessidade eventual. Por exemplo, arquivos de vendas não realizadas no ano pode ser interessante para uma empresa avaliar o porquê de as vendas não terem sido concluídas, dessa forma, ao invés de descartar os dados ou armazená-los em um lugar de difícil acesso, é interessante deixá-los próximos aos usuários. Essas informações podem residir em pastas compartilhadas (disco rígido) ou em outros dispositivos de fácil leitura, como mídias óticas.
XSão arquivos que precisam ser armazenados por longo período, até que possam ser descartados. Muitas vezes, organizações produzem informações que precisam ser guardadas por 5, 10, 20, 30 anos ou mais. Essas informações geralmente têm valor histórico ou precisam ser guardadas por questões legais apenas, nenhum usuário tem necessidade dessas informações, porém, auditorias ou fiscalização legal podem exigir que tal informação seja identificada. Para esse tipo de questão, dispositivos de longa guarda, como fitas magnéticas ou discos óticos são boas escolhas. Quando possível, discos rígidos de alta qualidade também podem ser utilizados.
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