Um projeto pode ser dividido em fases, as quais são conhecidas como ciclo de vida do projeto. As fases do ciclo de vida fazem a conexão do início ao fim do projeto, apesar de apresentarem uma ideia de sequência, as fases de gerenciamento de projetos, programas e portfólios são executadas, paralelamente.
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Iniciar
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Planejar
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Executar
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Finalizar
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Controlar
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Reconhecer um projeto ou fase inicial, com comprometimento a sua execução preliminar. Estudar a viabilidade de realiza, determinar o objetivo a ser alcançado; juntamente com as expectativas dos usuários, clientes, direção e outros. Definindo o escopo geral do projeto, selecionando os integrantes e formalizando a constituição do projeto. Nesta fase de Iniciação do projeto são identificadas as necessidades dos stakeholders e levantadas as informações e estimativas, para possibilitar a definição de um problema estruturado a ser resolvido pelo projeto. Nessa fase, além de conhecido o problema, são definidos os resultados esperados, as metas, os produtos e os recursos necessários, considerando-se as expectativas e os requisitos dos stakeholders e, ainda. Esses aspectos possibilitam ao PMO zelar pela seleção dos projetos de maior retorno e pelo uso dos melhores recursos em cada projeto.
XManter o esquema de trabalho viável para atingir os objetivos. Detalhamento do escopo em resultados, prazos e recursos. Listando as atividades necessárias para atingir os objetivos. Sequenciar processos facilitadores com cronograma e orçamento viável conforme os recursos disponíveis, obtendo a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto. Nesta fase são identificadas e selecionadas as melhores estratégias de abordagem para cumprir o escopo definido na fase de iniciação. Na fase de planejamento são previstas e detalhadas todas as atividades necessárias para levar a bom termo o projeto. O processo de planejamento inclui ainda cronogramas, alocação de recursos, estimativa de custos, para que, ao final, o plano esteja pronto para ser executado sem dificuldades.
XCoordenação de pessoas e recursos. Gerenciar a equipe, reunindo os integrantes para informar os envolvidos e interessados com o intuito de solucionar conflitos durante a execução. Assegurando os recursos necessários. Nesta fase os planos do projeto são colocados em prática e o projeto começa a ser efetivamente realizado e controlado.
XAssegurar o cumprimento dos objetivos, monitoramento e avaliação do progresso para melhoria das ações. Monitoramento dos desvios de atividades, tempo e custos; tomando ações corretas para harmonizar o executado e programado. Avaliar a necessidade de alterações diversas no projeto, e reprogramá-lo se necessário, ajustando o nível de recursos, proceder ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.
XFormalizar a aceitação do projeto ou fazer o seu encerramento de forma organizada. Encerra as atividades, sendo a fase de avaliação do projeto, qual o motivo do resultado, documentando os relatórios do projeto. E por fim, dissolvendo a equipe do projeto. Neste ponto, idealmente, o projeto já atingiu todas as metas previstas, entregou todos os produtos esperados e conseguiu resolver o problema proposto.
XNeste momento é importante enfatizar que nem todos os projetos devem seguir todas estas fases, já que alguns podem ser encerrados antes do inicialmente esperado. Outros projetos passarão pelas fases de pelas fases de planejamento, execução e encerramento múltiplas vezes.