3.1 - O Processo Planejar o Gerenciamento das Aquisições

O processo 12.1 do Guia PMBOK - Planejar o gerenciamento das aquisições tem como objetivo a documentação das decisões de compra do projeto, especificando a abordagem e identificando potenciais fornecedores, identificar as necessidades que podem / devem ser mais bem atendidas, escopo identificar quais componentes da EAP serão realizados e quais serão fornecidos por terceiros.

Resumidamente, as principais etapas do processo planejar aquisições são:

Selecionar quais pacotes de trabalho serão adquiridos externamente;
Especificar os itens a serem adquiridos com base na declaração de trabalho;
Estabelecer critérios de avaliação, requisitos contratuais e cria-se a solicitação da proposta (RFP);
Enviar a RFP para os fornecedores qualificados.

Assim, a condução das aquisições inicia após o envio da RFP e tem como principais etapas:

RFP

O termo RFP vem do inglês “Request for Proposal”, em tradução livre “Solicitação de Propostas”. Essa solicitação de proposta é fundamental para a gestão de fornecedores, pois estabelece o ambiente para uma concorrência, definindo os alicerces para a negociação, como: escopo, condições e responsabilidades. A RFP é utilizada quando se precisa pedir o orçamento de um projeto complexo, com diferentes cenários a várias empresas.

Obter respostas

A obtenção de respostas das solicitações (RFP, RFQ, RFI) envolve:

Reuniões com licitantes para garantir que o fornecedor entenda corretamente sua necessidade.
Publicidade para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
Pesquisa na internet principalmente para aquisição de produtos. Sites de comparação de preços ajudam a comprar pelo melhor preço com menor esforço.
Saída: Propostas/Cotações Recebidas

Classificar as propostas

A classificação de propostas e seleção de fornecedor(es) envolve:

Critérios para seleção de fontes para classificar as propostas.
Para aquisições mais complexas, Técnicas de avaliação de propostas, como a criação de um comitê de avaliação pode evitar uma seleção indevida.
Para validar os valores das propostas, o uso de estimativas independentes. Caso existam grandes diferenças, pode ter sido gerada por uma declaração de trabalho mal redigida e com ambiguidades.
A opinião especializada é muito usada para validar o conteúdo das propostas recebidas, principalmente, nas áreas que sua empresa conhece mesmo.
Saída: Proposta Classificada / Fornecedor selecionado

Negociar contrato

Negociações das aquisições.

Redigir contrato

Opinião especializada.

Assinar contrato/acordo

Saída: Assinatura do contrato de aquisição.