1 - Governança e os documentos da Organização

Atualmente há uma grande preocupação da Governança das empresas com o excesso de documentos físicos que são gerados diariamente. Imagine os papéis que são assinados todos os dias na empresa: processos, pedidos de férias, memorandos, atas, dentre outros. Cada documento desse gerado, após assinado e tramitado e acordo com sua natureza, deve ser armazenado por algum tempo e, dependendo do tipo de documento, durante três, cinco e alguns por até 15 anos. Então, como fazer para armazenar tanto papel durante todo esse tempo? A maioria das empresas ainda mantém a forma mais tradicional: armazenam seus documentos em arquivos de aço, mas com o passar dos anos não há arquivo de aço que comporte. Outras empresas alugam salas e até inteiros prédios, tudo para guardar documentos da Organização.

Uma saída encontrada por muitas empresas tem sido a contratação de empresas especializadas em guarda de documentos. A figura a seguir apresenta um exemplo de empresa que armazena papéis de outras empresas. De forma organizada, com luz e temperatura adequadas para preservar os documentos por quanto tempo for necessário para cada empresa.