Com o advento da internet, o desafio das empresas é a automação do processo de classificação dos documentos, de forma estruturada ou não, para que se possa maximizar o processo de captura da informação desejada. As empresas querem e necessitam de informações rápidas, sem interferir em seus processos e que garanta a agilidade requerida pelo negócio da empresa.

Em geral, as empresas se encontram em uma encruzilhada: ou investem na terceirização ou contratam mais funcionários para tal tarefa. Outra opção é entrar no mundo da digitalização ou no mundo da digitização. No Brasil ainda é mais usual a terceirização da gestão de documentos.

Muitas empresas com o apoio da Governança de TI estimulam o uso de documentos digitais, ou seja, investem na digitização e na digitalização de documentos. Mas o que significa cada termo citado?

Digitização		Digitalização
É a transformação de processos da empresa totalmente para o meio digital, ou seja, em termos simples, pegar coisas que são feitas em papel e transformar para digital, de forma que se possa consultar qualquer campo no documento. É a transformação de formulários em papel para digitáveis em sistemas. Saiba+		A digitalização é mais conhecida no meio acadêmico e profissional, onde a pessoa copia o documento para dentro do computador em formato de imagem.

As duas formas geram arquivos digitais, os quais devem ser armazenados de forma adequada.

Estes processos dinamizam extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.